30.08.2016.

Uldis Piekuss: nav jāstrādā vairāk, bet gan gudrāk

Interese par efektivitātes palielināšanu uzņēmumos periodiski pieaug – šobrīd tas atkal ir kļuvis īpaši aktuāli. Globāla tirgus apstākļos noris sīva cīņa par patērētāju uzmanību, tādēļ ir svarīgi domāt par uzņēmuma efektivitāti un to, kā būt sekmīgākiem par saviem konkurentiem. Viens no veidiem, kā nodrošināt efektīvu uzņēmuma darbību, ir izvēlēties sekot LEAN vadības principiem, ar kuriem Nordea biznesa skolas dalībniekus iepazīstināja Biznesa efektivitātes sertificētais eksperts, AS “Virši-A” mazumtirdzniecības daļas vadītājs un Nordea biznesa skolas lektors Uldis Piekuss.

Termins LEAN pirmo reizi tika izmantots Džona Krafčeka (John Krafcik) 1988. gada publicētajā rakstā “Triumph of the Lean Production System”, kurā tika analizēta pasaules autoražošanas industrijas produktivitāte. Tajā pašā gadā grupa zinātnieku, ieskaitot Dž. Krafčeku, turpināja auto industrijas produktivitātes pētījumus. Novērojot procesus “Toyota” rūpnīcās, zinātnieki secināja, ka veids, kādā tur noris ražošana, atšķiras no pārējiem autoražotājiem un ir uzskatāms par unikālu. “Toyota” bija uzņēmums, kurš, ieguldot mazāk piepūles un resursu, varēja paveikt daudz vairāk nekā konkurenti. Kopš pētījuma publicēšanas terminu “LEAN” sāka izmantot, lai raksturotu uzņēmuma spēju paveikt vairāk, izmantojot mazāk piepūli un resursus.
 
“LEAN stratēģijas pamatā ir lielākas vērtības radīšana klientam, izmantojot pēc iespējas mazāk resursu. LEAN nav ātrs risinājums esošajām problēmām. Tas nav burvju kociņš, kas atrisinās visas uzņēmuma problēmas. Jārēķinās, ka tas ir laikietilpīgs un nepārtraukts process – tas nav projekts ar sākuma un beigu datumu. LEAN uzdevums ir radīt vidi, kurā nav bail atklāt problēmas. Apgalvojums “problēmu nav” ir visu problēmu pamatā, jo tikai apzinoties nepilnības, iespējams uzlabot uzņēmuma efektivitāti,” tā uzsver Biznesa efektivitātes asociācijas eksperts, AS “Virši-A” mazumtirdzniecības daļas vadītājs un Nordea biznesa skolas lektors Uldis Piekuss.

Kas raksturo LEAN uzņēmumu?

Ir vairākas iezīmes, kas atšķir klasisku uzņēmumu no uzņēmuma, kas savu darbību veic, pamatojoties uz LEAN stratēģiju. Uzņēmums, kurā vadās pēc LEAN principiem, īpašu uzmanību velta nepārtrauktai procesu pilnveidei un zudumu samazināšanai. Produkcija tiek saražota tikai tik daudz, lai nodrošinātu nākamā procesa norisi jeb ražots tiek tikai pēc klienta pieprasījuma, nevis veidoti gatavās produkcijas krājumi cerībā tos kādam pārdot.

Tāpat LEAN stratēģija nosaka, ka ir būtiski fokusēties uz klientu – gan iekšējo, gan ārējo, vajadzību apmierināšanu, jo klients ir tas, kurš nosaka produkta vai servisa patieso vērtību.

LEAN uzņēmumā pilnvērtīgi tiek izmantotas katra darbinieka spēcīgās puses. Apmācot un trenējot darbiniekus, darba iemaņas tiek padarītas vispusīgākas un universālākas.

Būtiskas atšķirības ir arī kvalitātes nodrošināšanā – ja klasisks uzņēmums regulāri veic kvalitātes pārbaudes, tad LEAN uzņēmumā kvalitāte jau tiek “ielikta” pamatos.

“LEAN stratēģijas neatņemamas sastāvdaļas ir darbinieku motivācijas, stimulēšanas, apmācību un treniņu sistēmas, kā arī nepārtraukta procesu uzlabojumu īstenošana un darbinieku iesaiste procesu pilnveidošanā. Jāatceras, ka darbinieki ir tie, kuri vislabāk zina, kas un kā ir jāuzlabo, lai pilnveidotu darba procesus, kurus viņi veic ikdienā, tādā veidā sniedzot vērtīgu ieguldījumu uzņēmuma attīstībā un konkurētspējas stiprināšanā”, uzsver Uldis Piekuss.

LEAN pamatprincipi ietver sekojošo: nav jāstrādā vairāk, bet – gudrāk, jo sasniegt vairāk iespējams arī ar mazāku ieguldījumu. LEAN palīdz strādāt “gudrāk”, izmantojot četru soļu pieeju:

  1. klienta izzināšana – nepieciešams izprast klientu, apzinoties, ko klients vēlas, kādu vērtību sagaida, par ko ir gatavs maksāt. Svarīgi uzdot jautājumus klientiem, lai saprastu viņu vajadzības, rūpīgi domājot arī par jautājuma struktūru, jo no tās ir atkarīgas atbildes. Būtiski jautājumu definēt tā, lai uzzinātu klienta specifiskās vēlmes;
  2. zudumu novēršana – pilnībā jāizprot esošie uzņēmuma procesi. Tos analizējot iespējams atklāt darbības, kuras rada vērtību un kuras – zudumus;
  3. elastības vairošana – jāspēj pielāgoties, mainot esošās komponentes, lai radītu efektīvāku risinājumu un varētu reaģēt uz klientu vēlmēm;
  4. konsekvences nodrošināšana – jānovērš snieguma nepastāvība. Pēc tam, kad uzņēmējs ir apzinājies, kas ir jāmaina, nepieciešams izmaiņas īstenot nepārtraukti.

Kā klienta acīs radīt vērtību precei? 

“LEAN pamatā ir klientu vēlmju apmierināšana, piedāvājot tieši tās preces un tos pakalpojumus, kuri ir klientam nepieciešami, tieši tad, kad klients tos vēlās, un par cenu, kādu tas gatavs maksāt, izmantojot pēc iespējas mazāk resursu – darbaspēku, laiku, naudu, aprīkojumu utt. Lai to izdarītu, vispirms ir jānoskaidro, kas klientam ir vajadzīgs un ko viņš patiesi vēlas. Šis uzdevums ir diezgan sarežģīts, jo klientiem nereti ir grūti izskaidrot savas prasības. Viņi bieži vien nevis apraksta problēmu, bet gan piedāvā gatavu risinājumu. Tāpat jāņem vērā, ka klientu prasības var mainīties ļoti strauji, tādēļ uzņēmējam ir ne tikai jāizprot klienta vajadzības, bet ir jābūt gatavam pielāgoties straujām pārmaiņām. Tad, ņemot vērā iegūto informāciju, ir jāspēj analizēt esošie procesi uzņēmumā, lai, izskaužot zudumus, radītu vērtību – preci vai pakalpojumu, par kuru klients ir gatavs maksāt”, tā Uldis Piekuss.

Zudumu novēršana

LEAN būtība ir zudumu samazināšana, lai ietaupītu resursus (laiku, kapitālu, darbaspēku, materiālus u.c.) un vienlaikus daudz labāk apmierinātu visu ieinteresēto pušu vajadzības. Saskaņā ar LEAN filozofiju zudumi rodas, jo tiek ražotas klientam nevajadzīgas preces un pakalpojumi, kas papildinātas ar tādām funkcijām vai īpašībām, kas klientam nešķiet aktuālas, vai arī tādēļ, ka pats vērtības radīšanas process ir nepārdomāts un ietver daudz nelietderīgu darbību, kas rezultātā rada zaudējumus.

Zudumu veidi:

  • liekas kustības (kustības, kas rodas nepiemērota darba organizācijas rezultātā);
  • gaidīšana (brīdis, kad darbinieks nestrādā, piemēram, gaidot materiālu piegādi);
  • pārprodukcija (tiek saražots vairāk nekā to pieprasa patērētājs);
  • krājumi (ir jebkura veida materiāli, pusfabrikāti vai gatavā produkcija, kas pašlaik nav pieprasīta tirgū vai nav vajadzīga nākamajam operāciju izpildes posmam);
  • kļūdu labošana (jebkuras darbības, kas nepieciešamas, lai novērstu pieļautos defektus, kļūdas);
  • liekas darbības (papildu vērtību, pakalpojumu vai produktu pievienošana, kas klientam nav nepieciešama vai klients nav gatavs par tiem maksāt);
  • transportēšana (materiālu pārvietošana, neradot pievienoto vērtību);
  • prasmes (netiek pilnībā izmantots darbinieku potenciāls).

Neelastības izskaušana

Klienti kļūst aizvien prasīgāki, tādēļ spēju pielāgoties mainīgajām vajadzībām uzskata par pašsaprotamu. Tirgū nepārtraukti notiek dažādas pārmaiņas – jauni konkurenti, izgudrojumi, tendences, kuru ātrums tikai pieaug, tādēļ no uzņēmuma tiek pieprasīta spēja reaģēt ātri un efektīvi.
Uzņēmumam jāspēj būt elastīgam – tam maksimāli īsā laikā jāsakārto savi procesi tā, lai tie atbilstu jaunajām klientu prasībām un vēlmēm.

Konsekvences nodrošināšana

Novirzes, mainīgums, dažādība – tas viss nozīme to, ka process (prece) nenodrošina vienu un to pašu rezultātu ikreiz, kad tas tiek mērīts. Uzņēmumam samazinot novirzes, uzlabojas kvalitāte, sarūk izmaksas un pieaug klientu apmierinātība, tādējādi palielinot uzņēmuma ienākumus un konkurētspēju.

LEAN ieviešana

Kad ir pieņemts lēmums par turpmāko uzņēmuma stratēģijas maiņu, nepieciešams uzsākt pastāvošo procesu pārbaudi un analīzi, lai noteiktu esošo stāvokli.

Pēc tam ir svarīgi īstenot “ātro uzvaru” pilotprojektus, pilnveidojot darbības, kuras iespējams mainīt nekavējoties, bez lieliem finansiāliem ieguldījumiem, piemēram, sakārtojot darba vietu, tādējādi ietaupot laiku, vajadzīgās lietas atrašanai. “Ātro uzvaru” pilotprojekti ir labs veids, kā parādīt darbiniekiem, ka LEAN “strādā”.

Iekšējo procesu sakārtošanai un ārējiem projektiem, piemēram, klientu paradumu maiņai, piegādātāju procesu sakārtošanai, un visbeidzot arī grūtākajam posmam – kultūras izmaiņām organizācijā, iespējams pievērsties vēlāk. Jāatceras – tikai īstenojot visus posmus, būs iespējams ieviest LEAN savā uzņēmumā.

LEAN metodes un rīki

Lai ikviens uzņēmums spētu funkcionēt pēc LEAN stratēģijas, tiek pielietotas dažādas metodes un rīki, kas palīdz uzņēmumiem sasniegt acīmredzamus uzlabojumus. Ieskatam piedāvājām iepazīt dažus no tiem.

Metode “5 kāpēc”

“5 kāpēc” metode ir viens no vienkāršākajiem paņēmieniem. Tās pamatā ir jautājumu uzdošanas tehnika, kas identificē problēmas patieso iemeslu un palīdz noteikt dažādo iemeslu savstarpējo saistību. “5 kāpēc” metode vispiemērotākā būs gadījumos, kad cilvēciskajam faktoram un darbībai ir liela ietekme uz esošo problēmu, tomēr tā var tikt izmantota risinot arī citas problēmas. “Izmantojot “5 kāpēc” metodi, būtiski atcerēties, ka vainīgs ir process, nevis darbinieks,” tā iesaka Uldis Piekuss.

Zivs asaka

Lielākais klupšanas akmens, kādēļ nav iespējams risināt esošās problēmas, ir nespēja saskatīt iemeslus, kāpēc tās rodas, tādēļ ieteicams izveidot Cēloņu-seku diagrammu  jeb “Zivs asaku”, tādā veidā samazinot kļūdīšanās iespēju. Pirms diagrammas izveides nepieciešams formulēt esošo problēmu, lai varētu definēt tās cēloņu iespējamās kategorijas. Pēc tam zem katras kategorijas jāformulē primārie cēloņi, kurus jāpapildina ar sekundāriem cēloņiem. Visbeidzot nepieciešams analizēt cēloņus pēc to nozīmes un ietekmes, izvēloties, kuru no tiem risināt vispirms.

5S

“5S” metode palīdz sakārtot un organizēt darba vietu, atklāt zudumus, kā arī ieraudzīt neatbilstības un novirzes, kuras ir jānovērš. Pēc metodes ieviešanas, darba uzdevumus var paveikt ātrāk, vieglāk, efektīvāk un, kas nav mazsvarīgi, tīrā, drošā un sakārtotā vidē. “5S” metodes ieviešanas rezultātam ir jābūt tādam, lai “visam būtu sava vieta” un “viss būtu savā vietā”. Tā māca ar cieņu izturēties pret darbarīkiem, iekārtām un procesiem, kā arī respektēt apkārtējo darba vidi.

“5S” nozīmē sekojošo:

  • šķirot – atdalīt vajadzīgās, ikdienā izmantojamās lietas, no nevajadzīgajām;
  • sakārtot – atrast vietu katrai lietai un novietot to savā, iepriekš noteiktajā vietā, pēc iespējas tuvāk to izmantošanas punktam;
  • spodrināt – tīrīt darba priekšmetus un uzturēt kārtībā darbavietu;
  • standartizēt – izveidot procedūras un instrukcijas;
  • stiprināt – pārvērst iepriekš minēto principu ievērošanu par neatņemamu ikdienas praksi.

Tieši laikā (Just in time) 

LEAN stratēģijas viens no pamatprincipiem JIT (just-in-time) jeb “tieši laikā” paredz, ka netiek piegādāti krājumi vai arī netiek ražotas detaļas, pusfabrikāti vai gatavā produkcija ātrāk vai lielākā apjomā, nekā tas ir nepieciešams nākamā procesa posmam vai klientam. Šis princips lielā mērā ir pretrunā ar vispārpieņemto praksi – iepirkt (vai saražot) uzreiz un lielā apjomā, jo tā var ietaupīt uz transporta izmaksām, saņemt lielāku atlaidi, tas prasa retāk pārregulēt iekārtas, lai pārslēgtos uz cita produkta ražošanu. Tajā pašā laikā šie šķietamie ietaupījumi pārvēršas par zaudējumiem, jo rodas papildu izmaksas krājumu, pusfabrikātu vai gatavo ražojumu uzglabāšanai, kā arī tiek iesaldēti naudas līdzekļi, precīzi nezinot, kad tie pārvērtīsies ienākumos.

Uldis Piekuss ir Biznesa efektivitātes asociācijas sertificēts eksperts, AS “Virši-A” mazumtirdzniecības daļas vadītājs un Nordea biznesa skolas lektors. Uldis gandrīz desmit gadu garumā ir strādājis pie LEAN metožu ieviešanas, kultūras iedzīvināšanas un pilnveidošanas “Statoil Fuel & Retail” degvielas uzpildes stacijās gan Latvijā, gan ārvalstīs. Viņš ir aktīvs LEAN metožu popularizētājs dažādās auditorijās un pasākumos, kā arī vadījis gan vietējas nozīmes, gan starptautiskus projektus, kuru mērķis ir bijis augsta klientu servisa nodrošināšana.